Factură automată în SmartBill, direct din CRM

Emiterea facturilor este o muncă repetitivă: deschizi comanda, copiezi datele clientului, completezi factura în SmartBill. Aici, un agent AI integrat în CRM face această muncă în locul tău și lasă factura gata de verificat.

Ce face, pe scurt

Agentul (Zet, construit de ZeroTask) creează factura în SmartBill, ca ciornă, pornind de la numărul unei comenzi din CRM. Datele de facturare vin din CRM, nu se copiază de mână. Factura nu se emite singură: omul verifică ciorna și o emite.

Un agent care execută, nu decide

Agentul din acest exemplu nu interpretează și nu decide nimic. Face exact ce a fost configurat să facă, din punctul A în punctul B: preia datele comenzii din CRM și le duce, ca ciornă, în SmartBill. Pașii sunt stabiliți dinainte, de aceea rezultatul este previzibil și ușor de verificat.

Există și agenți care decid: analizează o situație, aleg ce urmează și acționează în consecință. Sunt un alt tip de agent și urmează să-i prezentăm într-un video separat.

Cum funcționează, pas cu pas

1. Alegi departamentul. În chat-ul agentului din CRM alegi Contabilitate.
2. Alegi sarcina. Din meniu alegi Facturează o comandă.
3. Scrii numărul comenzii. Atât: restul se face singur.
4. Agentul preia datele din CRM și creează factura în SmartBill, ca ciornă.
5. Primești confirmarea în chat. Agentul îți spune unde găsești factura: în SmartBill, la Rapoarte → Facturi.
6. Verifici și emiți. Ciorna apare în lista de facturi, cu statusul Ciornă, gata de verificat.

Ce se întâmplă în spate

Fluxul are trei piese: CRM-ul tău, care rămâne cel pe care îl folosești deja, agentul AI, construit de ZeroTask și integrat peste CRM, și SmartBill, care primește ciorna. Nu schimbi niciuna dintre uneltele existente.

De ce ciornă, nu emitere automată

În exemplul din clip, clientul a ales să vadă fiecare factură înainte să fie emisă (human in the loop). Se poate automatiza tot, inclusiv emiterea, fără nicio verificare. Decide clientul cât control vrea să păstreze. Autonom nu înseamnă că agentul decide: el rulează singur, pe baza regulilor stabilite de la început.

Ce este nevoie ca să funcționeze și la tine

• sistemul în care ții comenzile și datele clienților (CRM, tabel sau aplicație proprie);
• acces la programul de facturare (în demo: SmartBill);
• o discuție de analiză, în care stabilim cum arată fluxul tău: ce date intră în factură și cine o verifică.

Despre facturare în general, vezi și automatizarea facturării pentru firme din România și facturarea automată. Pentru integrarea cu CRM-ul, citește automatizarea și integrarea CRM.

Întrebări frecvente

Agentul decide ceva?

Nu. Agentul din acest exemplu doar execută: duce datele din punctul A în punctul B, după pașii stabiliți dinainte. Nu interpretează și nu decide. Există și agenți care decid; îi vom prezenta într-un video separat.

Factura se emite automat?

În exemplul din clip, nu: agentul creează factura ca ciornă, iar omul o verifică și o emite. Se poate configura și emiterea automată, fără verificare. Decide clientul cât control vrea să păstreze.

De unde ia agentul datele de facturare?

Din CRM, pe baza numărului comenzii. Datele nu se mai copiază de mână dintr-un sistem în altul.

Trebuie să schimb CRM-ul sau programul de facturare?

Nu. Agentul lucrează peste ce folosești deja. În demo: un CRM făcut la comandă și SmartBill. Pentru alte sisteme verificăm dacă se pot conecta, iar în majoritatea cazurilor se poate.

Clipul arată date reale?

Clipul este un demo real, rulat în sistemul clientului. Datele clientului sunt estompate.