Mail către client, pregătit automat după emiterea facturii

După ce factura este emisă, urmează mailul către client: cauți adresa, copiezi textul, schimbi datele, atașezi factura. Aici, un agent AI integrat în CRM pregătește mailul în locul tău, cu factura atașată, gata de verificat.

Ce face, pe scurt

Agentul (Zet, construit de ZeroTask) pregătește mailul către client, ca draft în Thunderbird, pornind de la numărul unei comenzi. Destinatarul, datele comenzii și factura vin din sistem, nu se completează de mână. Mailul nu pleacă singur: omul îl verifică și apasă Trimite.

Un agent care execută, nu decide

Agentul din acest exemplu nu interpretează și nu decide nimic. Face exact ce a fost configurat să facă, din punctul A în punctul B: preia din sistem datele necesare și le duce, ca draft, în programul de e-mail. Pașii sunt stabiliți dinainte, de aceea rezultatul este previzibil și ușor de verificat.

Există și agenți care decid: analizează o situație, aleg ce urmează și acționează în consecință. Sunt un alt tip de agent și urmează să-i prezentăm într-un video separat.

Cum funcționează, pas cu pas

1. Alegi departamentul. În chat-ul agentului din CRM alegi Contabilitate.
2. Alegi sarcina. Din meniu alegi Pregătește mail.
3. Scrii numărul comenzii. Atât: restul se face singur.
4. Agentul preia din sistem clientul, datele comenzii și factura.
5. Pregătește mailul în Thunderbird, în folderul Drafts, cu factura atașată și destinatarul completat.
6. Textul se potrivește clientului: se schimbă automat în română sau engleză, după clientul respectiv.
7. Primești confirmarea în chat. Agentul îți spune că mailul e în Drafts.
8. Verifici și trimiți. Deschizi draftul, îl citești și apeși Trimite.

Ce se întâmplă în spate

Fluxul are trei piese: CRM-ul tău, care rămâne cel pe care îl folosești deja, agentul AI, construit de ZeroTask și integrat peste CRM, și programul de e-mail (în demo, Thunderbird), unde apare draftul. Nu schimbi niciuna dintre uneltele existente.

De ce draft, nu trimitere automată

În exemplul din clip, clientul a ales să vadă fiecare mail înainte să plece (human in the loop). Se poate automatiza tot, inclusiv trimiterea, fără nicio verificare. Decide clientul cât control vrea să păstreze. Autonom nu înseamnă că agentul decide: el rulează singur, pe baza regulilor stabilite de la început.

Ce alte sarcini poate face același agent

Meniul agentului din demo include, pe lângă mailul după factură: actualizarea unui fișier Excel cu comenzile noi din CRM, crearea facturii în SmartBill ca ciornă (vezi factura automată în SmartBill), mailuri către clienții cu facturi restante, mailuri cu documente atașate și pregătirea fișierului zilnic de plăți. Fiecare sarcină se configurează după fluxul firmei.

Mai multe despre legătura dintre CRM și facturare găsești în CRM și software de facturare și în automatizarea facturării pentru firme din România.

Întrebări frecvente

Agentul decide ceva?

Nu. Agentul din acest exemplu doar execută: duce datele din punctul A în punctul B, după pașii stabiliți dinainte. Nu interpretează și nu decide. Există și agenți care decid; îi vom prezenta într-un video separat.

Mailul se trimite automat?

În exemplul din clip, nu: agentul pregătește mailul ca draft, iar omul îl verifică și apasă Trimite. Se poate configura și trimiterea automată, fără verificare. Decide clientul.

Ce conține mailul pregătit?

Mesajul către client, cu datele comenzii și factura atașată. Destinatarul și datele necesare sunt luate automat din sistem.

În ce limbă este mailul?

Textul mailului se schimbă automat în română sau engleză, după clientul respectiv.

Trebuie să schimb programul de e-mail sau CRM-ul?

Nu. Agentul lucrează peste ce folosești deja. În demo: un CRM făcut la comandă și Thunderbird. Pentru alte sisteme verificăm dacă se pot conecta, iar în majoritatea cazurilor se poate.

Clipul arată date reale?

Clipul este un demo real, rulat în sistemul clientului. Datele clientului sunt estompate.